Inilah yang Terjadi pada Otak Anda Ketika Rapat Seharian

BUKAMATA - Jika Anda pernah merasa rapat seharian penuh menguras kekuatan hidup Anda, Anda tidak sendiri. Banyak dari kita takut dengan kalender kerja yang padat. Membuang terlalu banyak waktu dalam rapat adalah gangguan yang mencegah 67% profesional membuat lebih banyak dampak, menurut survei tahun 2019 terhadap hampir 2.000 orang oleh konsultan organisasi Korn Ferry.

Namun bukan hanya banyaknya pertemuan yang dapat membuat kita merasa cemas. Sebenarnya ada penelitian yang menunjukkan bagaimana menghadiri terlalu banyak dan jarang istirahat dapat menyebabkan otak kita bekerja secara berbeda.

Studi Menemukan Tingkat Stres Melonjak di Tengah Pertemuan yang padat. Pada tahun 2021, para peneliti di Lab Faktor Manusia Microsoft meminta 14 orang untuk mengambil bagian dalam panggilan video sambil mengenakan peralatan elektroensefalogram yang memantau aktivitas listrik di otak mereka.

Pada suatu hari Senin, beberapa peserta diberikan empat pertemuan setengah jam tanpa jeda, sementara yang lain mengadakan empat pertemuan setengah jam dengan jeda 10 menit antara masing-masing untuk meditasi; kemudian, pada hari Senin berikutnya, kedua kelompok tersebut berganti. 

Di antara mereka yang tidak mendapat istirahat, aktivitas gelombang beta meningkat di otak pada setiap pertemuan berturut-turut, menunjukkan tingkat stres yang meningkat. Faktanya, hanya antisipasi panggilan berikutnya yang menyebabkan lonjakan aktivitas beta selama periode transisi antar rapat, demikian temuan para peneliti.

Sementara itu, para peneliti juga mengukur perbedaan aktivitas gelombang alfa kanan dan kiri di daerah frontal otak dikenal sebagai asimetri alfa frontal yang dapat menunjukkan tingkat keterlibatan mental.

Peserta yang beristirahat menunjukkan asimetri alfa frontal positif, menunjukkan keterlibatan yang lebih tinggi selama rapat, sementara mereka yang tidak istirahat memiliki asimetri negatif, menunjukkan bahwa mereka lebih menarik diri secara mental.

“Saya tidak terkejut bahwa orang yang beristirahat di antara rapat merasa lebih baik. Orang yang beristirahat pada umumnya merasa lebih baik,” kata Laura Vanderkam, pakar manajemen waktu dan penulis “Tranquility by Tuesday: 9 Ways To Calm the Chaos and Make Time for What Matters.” 

“Kita semua beristirahat dengan satu atau lain cara; hanya saja [bahwa] seringkali mereka tidak sadar. Dengan memilih kapan dan bagaimana istirahat, Anda melihat istirahat terjadi dan menuai peremajaan, ”kata Vanderkam.

Satu peringatan besar untuk temuan Microsoft, tentu saja, adalah ukuran sampel peserta kecil. Tetapi penelitian ini sejalan dengan banyak penelitian lain yang menunjukkan bahwa pertemuan yang berlebihan menyebabkan karyawan yang tidak produktif dan tidak bahagia yang merasa jadwal mereka mengatur hidup mereka.

Dalam survei baru-baru ini terhadap 76 perusahaan, misalnya, peneliti manajemen menemukan bahwa produktivitas karyawan meningkat lebih dari dua kali lipat saat rapat dikurangi hingga 40%.

“Ini sebagian besar karena karyawan merasa lebih berdaya dan mandiri,” tulis para peneliti pada bulan Maret untuk Harvard Business Review. “Alih-alih jadwal menjadi bos, mereka memiliki daftar tugas dan bertanggung jawab, yang akibatnya meningkatkan kepuasan mereka sebesar 52%.”

Memanfaatkan Waktu Istirahat Secara Maksimal Dalam Meeting Marathon

Jika Anda sedang mencari cara untuk membuat istirahat Anda sendiri lebih berdampak, cobalah untuk tidak menggulir media sosial atau membaca email Anda, kata para ahli.

“Banyak orang memeriksa email di sela-sela rapat sebagai bentuk jeda, dan saya paham itu,” kata Vanderkam. “Tetapi [itu] lebih baik untuk mengelompokkan email di beberapa titik dalam sehari, atau hanya melakukannya di antara setiap rapat lainnya, dan gunakan sedikit waktu itu untuk hal lain yang akan menambah kegembiraan dan makna dalam hidup Anda, seperti 10 -menit berjalan di luar.”

Pelatih kesehatan holistik dan guru perhatian Rosie Acosta merekomendasikan teknik relaksasi di mana Anda menarik napas selama tiga detik dan keluar selama enam detik, mengulangi seperlunya.

“Anda hanya perlu melakukan tiga hingga lima siklus sebelum tubuh Anda mulai merespons dan melepaskan ketegangan,” ujarnya. “Kebanyakan dari kita sering duduk di depan komputer. Jadi jika Anda duduk, mungkin gunakan waktu ini untuk berdiri dan meregangkan tubuh. Cara terbesar untuk mengatur ulang adalah mematikan gangguan.”

Dan jika Anda seorang manajer, cobalah menyiapkan tim Anda untuk sukses dengan menghindari hari rapat maraton dan membangun lebih banyak waktu istirahat.

“Agar istirahat 10 menit berhasil, akan sangat membantu bagi organisasi untuk menetapkan budaya bahwa rapat dimulai, katakanlah, satu jam dan diakhiri 10-15 menit lebih awal,” kata Vanderkam. "Itu memungkinkan untuk istirahat atau 'masa lalu' seperti di sekolah menengah untuk orang yang perlu bepergian."

Pengambilan besar? Lebih baik mengambil nafas pendek daripada memaksakan diri melalui banyak pertemuan, karena bahkan beberapa menit dapat membuat perbedaan besar pada tingkat stres dan kemampuan kita untuk fokus.

“Saat kita fokus pada tugas, kita cenderung menciptakan ketegangan di tubuh kita, kita berhenti bernapas, dan kita tetap dalam ketegangan itu sepanjang hari,” kata Acosta. "Jika kita dapat mengambil istirahat sejenak untuk bernapas atau bahkan hanya bersantai di bahu Anda, itu memberi tubuh Anda ruang yang dibutuhkan untuk merasa rileks."